Cloudlösung lässt Caritas einheitlich telefonieren

Die Implementierung einer Cloud-Telefonanlage bietet dem Caritasverband eine leistungsstarke und zukunftssichere Lösung für alle Kommunikationsbedürfnisse. Von Kosteneinsparungen bis zur Umweltfreundlichkeit, von der Skalierbarkeit bis zur Mobilität – die Vorteile sind zahlreich und bedeutsam.

Die über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern telefonieren nun mit der flexiblen Cloudtelefonie „stimme“. Zuvor hatte der Caritasverband viele verschiedenen Telefonanlagen im Einsatz und wünschte deren Zusammenführung und Vereinheitlichung, um den Alltag per Telefonie mit einem einheitlichen Konzept zu versehen und ein Telefonsystem, dass alle miteinander vernetzt, zu schaffen. Dieses wird nun zentral aus der Hauptstelle in Siegen verwaltet.

Ausgangssituation

Der Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V. betreut zahlreiche soziale Einrichtungen an verschiedenen Standorten. Die Telefonie-Infrastruktur war historisch gewachsen und bestand aus unterschiedlichen Systemen, die schwer zentral zu verwalten waren.
„Unser Wunsch nach einer modernen, einheitlichen Lösung war groß – sowohl um die Administration zu vereinfachen als auch die Kommunikation standortübergreifend effizienter zu gestalten. Nun haben wir mit der „stimme“ eine zentral verwaltete Telefonanlage mit vielen Vorteilen. Heute sind alle Außenstellen intern zu erreichen und unsere vielen alten Anlagen sind abgelöst und vereinheitlicht. Das erleichtert unseren Geschäftsbetrieb enorm und hat die Unterhaltskosten erheblich gesenkt. Wir sind sehr zufrieden!“ so Matthias Vitt, Vorstand vom Caritasverband Siegen-Wittgenstein.

Projektziele

• Zusammenführung der unterschiedlichen Telefonie-Systeme in eine einheitliche Cloud-Lösung
• Einführung eines zentral administrierbaren Systems
• Bereitstellung verschiedener Endgeräte: IP-Telefone, DECT-Telefone und Softphones
• Anbindung bestehender Systeme (z. B. IT- und Verwaltungsanwendungen)
• Schulung der Mitarbeitenden für einen sicheren und effizienten Umgang mit der neuen Lösung
• Sicherstellung einer skalierbaren Infrastruktur zur Abbildung des zukünftigen Wachstums

Umsetzung

Das Projekt startete im Juni 2022 und umfasste die Modernisierung der gesamten Kommunikationsinfrastruktur an 13 Standorten, darunter auch Kindertagesstätten. Neben der Einführung der Cloud-Telefonie wurde die IT- und Netzwerk-Infrastruktur grundlegend erneuert, um eine stabile Basis für die neue Lösung zu schaffen.
Die Migration erfolgte schrittweise und ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs. Die Endgeräte wurden bedarfsgerecht ausgewählt: stationäre IP-Telefone für die Büros, DECT-Lösungen für mobile Mitarbeitende vor Ort und Softphones für flexible Arbeitsplätze und das Homeoffice.
Besonderer Fokus lag auf einer benutzerfreundlichen zentralen Verwaltung und der Schulung der mehr als 100 Mitarbeitenden, um die Akzeptanz der neuen Lösung sicherzustellen.

Nach Abschluss des Projekts im August 2023 ist der Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V. mit einer modernen Cloud-Telefonie-Lösung ausgestattet, die seither aktiv genutzt und kontinuierlich ausgebaut wird. Aktuell sind 16 Standorte an das System angebunden – Tendenz steigend. Die neue Lösung ermöglicht eine effiziente standortübergreifende Kommunikation, einfache Administration und hohe Flexibilität für zukünftige Anforderungen.

Über die Caritas Siegen-Wittgenstein

Die Caritas Siegen-Wittgenstein ist ein regionaler Wohlfahrtsverband der katholischen Kirche, der sich für Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen einsetzt. Mit einem breiten Angebot an sozialen Diensten unterstützt sie Familien, Senioren, Kinder und Jugendliche, Menschen mit Behinderung sowie Personen in Krisensituationen. Die Caritas bietet unter anderem ambulante Pflege, Beratungsdienste, Integrationshilfen und Einrichtungen für wohnungslose Menschen. Ihr Ziel ist es, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und gesellschaftliche Teilhabe für alle zu ermöglichen – unabhängig von Herkunft, Religion oder sozialem Status. In Siegen-Wittgenstein ist die Caritas ein verlässlicher Partner für Menschlichkeit und soziale Gerechtigkeit.

Sie möchten mehr zu diesem Projekt erfahren?
Sprechen Sie uns an – wir teilen gerne unsere Erfahrungen aus dem Caritas-Projekt.